أوامر البيع والشراء

بعد الفوز بمنافسة تبدأ ثلاث خطوات: يصلك أمر شراء من الجهة (وهو عندك أمر بيع وارد)، تطلب البضاعة من مورديك (أوامر شراء صادرة) وتسجل ما يصل منها، ثم تخرج البضاعة إلى الجهة في تسليمات. صفحتا أوامر البيع (قسم المبيعات) وأوامر الشراء (قسم المشتريات) في شريط التنقل تتبعان الخطوات الثلاث، ويربط كل سجل بما قبله وما بعده: عرض السعر الذي قبله العميل، والمنافسة، وأمر البيع الذي يموله أمر الشراء، والتسليمات التي تنفذه.

أوامر البيع

أمر البيع هو ما طلبه العميل منك: العميل (إلزامي؛ اختره من دليل العملاء فينسخ اسمه، أو اكتبه)، ومرجعه (رقم أمر الشراء أو العقد لديه)، وتاريخ الطلب، وتاريخ الاستحقاق الذي يتوقع فيه التسليم، والعملة، وبنود الطلب: الوصف والكمية والوحدة وسعر الوحدة إن كان معروفا. يحصل كل أمر على رقم متسلسل لمنشأتك (SO-000001 ثم SO-000002...) لا يتغير، ويحسب إجماليه من البنود المسعرة فقط؛ الأمر الذي لم تسعر بنوده بعد لا إجمالي له.

أسرع طريقة لإنشائه من عرض سعر: زر إنشاء أمر بيع في صفحة عرض السعر يفتح النموذج معبأ بالعميل والمنافسة والبنود بأسعارها، ولا يحفظ شيء حتى تضغط الحفظ. ويمكنك إنشاؤه من الصفر واختيار المنافسة وعرض السعر من القوائم. كل بند يبدأ بمنتجه من كتالوج المنتجات: ابحث بالاسم أو الرمز واختر، فيملأ الاختيار الوصف والوحدة وسعر البيع إن كانت الخانات فارغة. وإن لم تجد المنتج فأنشئه من البند نفسه في لوحة قصيرة تحته، دون أن تغادر الطلب. البند الجديد لا يحفظ بلا منتج، أما البند المحفوظ سابقا بلا منتج فيبقى كما هو.

يمكن أن يحمل كل بند أيضا ما يخص تسليمه: رقمه عند العميل ورمز الصنف وجهة التسليم وموعد التسليم. تظهر هذه الحقول في جدول البنود، وتحفظ كما هي حين تعدل الأمر، فحفظ النموذج لا يمحو منها شيئا. وهي ما يعتمد عليه تقويم التسليمات وتخطيط التسليمات.

حالة أمر البيع

• جديد: وصل الطلب وسجل.
• مؤكد: راجعتموه وأكدتموه للعميل.
• قيد التنفيذ: بدأت التسليمات. ينتقل الأمر إليها تلقائيا عند إنشاء أول تسليم مرتبط به.
• مكتمل: سلمت كل البنود. ينتقل الأمر إليها تلقائيا عند تعليم آخر تسليم كمسلم، ويسجل تاريخ الاكتمال.
• ملغى: ألغي الطلب. لا يحركه شيء تلقائيا بعدها.

استيراد أمر شراء العميل

بدل أن تكتب أمر البيع بنفسك، ارفع ملف أمر الشراء الذي أرسله العميل: زر استيراد أمر شراء في صفحة أوامر البيع. تقرأ المنصة أوامر شراء نوبكو مباشرة، سواء صدرت لمنافسة أو من Marketplace، وتقرأ التصاميم الأخرى آليا. ثم تعرض لك ما قرأته لتراجعه، ولا يحفظ شيء قبل أن تؤكد. ويمكنك اختيار عدة ملفات معا، فتقرأ المنصة كل ملف ثم تعرض أوامرها كلها في قائمة واحدة تنشئها بضغطة واحدة.

تظهر الأوامر المقروءة في جدول، وكل صف محدد ينشأ عند الضغط على زر الإنشاء. حدد الصفوف أو ألغ تحديدها، أو استخدم المربع في رأس الجدول لتحديدها كلها. وفوق الجدول إعدادات واحدة لكل الأوامر: إرفاق ملف PDF بكل أمر، وتخطيط التسليمات المبدئية، وما يحدث لأمر شراء له أمر بيع مسبقا (تخطيه افتراضيا، أو إنشاء أمر آخر). ومن قائمة الإجراءات تحذف الصفوف المحددة من القائمة أو تفرغها كلها. وافتح أي صف لترى بنوده وتغير عميله. وإذا ربطت منشأتك Zoho Books بطريقة «استيراد أمر الشراء المرفق فقط»، فافتح تبويب «من Zoho Books» وحدد أوامر Zoho من جدولها، أو اقرأ كل ما لم يستورد منذ يوم تحدده.

من الملف يؤخذ رقم أمر الشراء (مرجع العميل) وتاريخه، ولكل بند: رقمه عند العميل، ورمز الصنف، والوصف، والكمية، والوحدة، والسعر، وجهة التسليم، وموعد التسليم. وبند له أكثر من موعد تسليم يصير بندا لكل موعد، ولكل منها كميته وموعده. وتبحث المنصة عن المنافسة برقمها الذي يذكره الأمر، وعن العميل برقمه الضريبي، وعن منتجات الكتالوج برموز نوبكو، ولا تربط منتجا إلا حين يحمل الرمز منتج واحد فقط.

• الإجماليات: تقارن المنصة مجموع البنود والضريبة وقيمة أمر الشراء بما يطبعه الملف، وتنبهك إلى كل فرق.
• الأخطاء: أمر شراء لا يمكن حفظه كما قرئ، كأن لا بنود فيه أو بندا بلا كمية، يبدأ مستبعدا حتى تعالجه.
• التكرار: إن وجد أمر بيع يحمل رقم أمر الشراء نفسه مرجعا له، فلا ينشأ أمر آخر قبل أن تؤكد ذلك.
• الأرقام: تقرأ المنصة الأرقام العربية (0-9) والهندية، سواء طبعها الملف بهذه أو تلك، وتعرضها لك دائما بالأرقام العربية (0-9).
• العميل: يختار من الرقم الضريبي إن وجد ملف عميل مطابق، ويمكنك تغييره.

قد يضم ملف واحد عدة أوامر شراء. تقسم المنصة صفحاته بحسب رقم أمر الشراء وتعرض كل أمر ببطاقة، فتؤكد ما تريد منها وينشأ أمر بيع لكل أمر شراء. ويحتفظ كل أمر بصفحاته من الملف مع صفحات الشروط التي تتبعه.

عند التأكيد ينشأ أمر البيع، ويحفظ ملف PDF الأصلي في بطاقة المستندات (ويمكنك إلغاء ذلك)، وإن كانت لك صلاحية التسليمات تخطط مسودات تسليم لكل جهة ولكل يوم. وتستطيع بعدها إضافة أي مستند آخر إلى الأمر بزر إضافة مستند.

التنفيذ عبر التسليمات

زر إنشاء تسليم في صفحة أمر البيع يفتح نموذج التسليم مرتبطا بالأمر ومعبأ ببند لكل بند لم يسلم بعد بالكمية المتبقية، وإن كان اسم العميل مطابقا لوجهة محفوظة اختيرت تلقائيا. في نموذج التسليم نفسه يمكنك اختيار أمر البيع من القائمة والضغط على تعبئة البنود من الطلب. كل بند تسليم مرتبط ببند في الأمر (عمود «بند الطلب» يقول مرتبط أو غير مرتبط) يحتسب في تنفيذ ذلك البند.

بطاقة التنفيذ في صفحة الأمر تجمع الصورة: المسلم من المطلوب، وما هو في الطريق، وما تبقى، مع شريط تقدم، ولكل بند أعمدة المسلم (على تسليمات علمت كمسلمة) وفي الطريق (تسليمات ما زالت مسودة أو مجدولة أو في الطريق) والمتبقي. التسليم الملغى لا يحتسب في شيء. وقائمة التسليمات أسفلها تربط كل تسليم بصفحته وحالته.

وحين تحمل بنود الأمر جهات تسليم ومواعيد، يخطط زر تخطيط التسليمات في صفحة الأمر مسودة تسليم لكل جهة ولكل يوم، تضم البنود المتجهة إليها وتجدول عند الظهيرة بتوقيت الرياض في يوم الاستحقاق. والبند الذي لا موعد له يوضع على تاريخ استحقاق الأمر. لا يكرر الزر ما خطط من قبل، فتشغيله مرة ثانية يخطط ما بقي فقط، ولا تتغير حالة الأمر حتى يعمل على أحد التسليمات. يحتاج الزر إلى دور المشرف أو المالك.

حين ينحرف التسليم عن الطلب

التسليم لا يلزم بمطابقة الطلب: تخرج ما يخرج فعلا من المستودع، والمنصة لا تمنع شيئا. ما تفعله هو إبراز كل اختلاف في بطاقة الانحرافات عن الطلب التي تظهر في صفحة أمر البيع متى وجد اختلاف: بند سلم بكمية تفوق المطلوب (تظهر الزيادة أيضا بجانب المسلم في جدول البنود)، وبند في تسليم مرتبط ليس ضمن الطلب أصلا، وبند شحن بمنتج مختلف عن منتج الطلب (حين يحمل الطرفان منتجا من الكتالوج)، وتسليم سلم أو جدول بعد تاريخ الاستحقاق، وطلب علم كمكتمل يدويا وفيه كميات لم تسلم. وحين تكون التسليمات مطابقة تقول بطاقة التنفيذ ذلك صراحة. الزيادة في بند لا تعوض نقصا في بند آخر: المتبقي يحسب لكل بند على حدة.

في نموذج التسليم، عند ربطه بأمر بيع، يقول عمود «بند الطلب» كم تبقى من كل بند في الطلب ويلون باللون الكهرماني حين تتجاوز الكمية المتبقي؛ تنبيه لا أكثر، والحفظ ممكن دائما.

تقويم التسليمات

صفحة تقويم التسليمات (في قسم المبيعات، وزر في صفحة أوامر البيع) تعرض الأيام التي يجب أن تسلم فيها الطلبات. في كل يوم مدخل لكل أمر بيع وجهة: البنود المستحقة هناك، وكم منها ما زال مفتوحا، والتسليمات التي تغطيها.

• متأخر: بقي بند مفتوح وفات اليوم المحدد.
• قادم: بند مفتوح موعده اليوم أو بعده. ويلون بالأصفر حين يستحق خلال 3 أيام.
• تم التسليم: سلمت كل بنوده على تسليمات علمت كمسلمة، أو أغلق الأمر كمكتمل.

قسم يحتاج إلى متابعة أعلى الصفحة يجمع كل موعد مفتوح فات وكل ما يستحق خلال 30 يوما، مع عدد المتأخر، وما يستحق خلال 3 أيام، وما لم يخطط له تسليم بعد. والضغط على يوم في الشبكة يفتح مدخلاته تحت أسبوعه. وكل مدخل رابط إلى أمر البيع وتظهر تسليماته مع حالاتها، فإن لم يكن له تسليم ظهرت عليه علامة بلا تسليم مخطط.

زر الخريطة أعلى الصفحة يعرض المواعيد المفتوحة نفسها على خريطة مناطق المملكة. تلون كل منطقة بأقرب موعد فيها (أحمر للمتأخر، وأصفر لما يستحق خلال 3 أيام، وأخضر مزرق لما بعد ذلك)، وعليها عدد التسليمات. وتستطيع أن تحصر الخريطة في ما يستحق خلال 3 أو 7 أو 30 يوما، ويبقى المتأخر ظاهرا دائما. والضغط على منطقة، من الخريطة أو من قائمة المناطق بجانبها، يفتح تسليماتها تحتها.

تحدد المنصة منطقة التسليم من كلمات الجهة التي يذكرها البند، بأول مكان تسميه (فمستودع «في القصيم لصالح حائل» يسلم في القصيم، لا في حائل). وجهة لا تسمي منطقة تعرفها المنصة لا تظهر على الخريطة، لكنها تبقى في قائمة المناطق باسم «منطقة غير معروفة» حتى لا يضيع تسليم بسبب طريقة كتابة عنوان.

يوضع كل بند على موعده الخاص، فإن لم يكن له موعد فعلى تاريخ استحقاق الأمر. والبند الذي لا موعد له ولا لأمره لا يظهر، وكذلك الأوامر الملغاة. والأيام بتوقيت الرياض.

أوامر الشراء

أمر الشراء هو ما طلبته من مورد: المورد (اختره من دليل الشركات المصنعة فينسخ اسمه، أو اكتبه)، ومرجع المورد (رقم تأكيده أو فاتورته المبدئية)، وتاريخ الطلب، وتاريخ الوصول المتوقع، والعملة، والبنود بتكلفة الوحدة. يحصل على رقم متسلسل (PO-000001...) ويحسب إجماليه من البنود المسعرة. زر إنشاء أمر شراء في صفحة أمر البيع يعبئ البنود من الطلب مع ربطه به دون أسعار؛ فما يدفعه العميل لا يقول شيئا عن تكلفة المورد.

تسجيل الاستلام

حين تصل البضاعة اضغط تسجيل استلام في صفحة أمر الشراء: تظهر لوحة فيها سطر لكل بند تكتب فيه ما وصل الآن، ويضاف إلى المجموع المستلم لذلك البند. لا يمكن أن يتجاوز المستلم الكمية المطلوبة؛ لوحة تحاول ذلك ترفض كلها ولا يحفظ منها شيء. بعد الحفظ ينتقل الأمر تلقائيا إلى مستلم جزئيا أو، إن اكتملت كل البنود، إلى مستلم مع تسجيل تاريخ الاستلام. بطاقة البضائع المستلمة وأعمدة المستلم والمتبقي في جدول البنود تظهر الوضع الحالي.

حالة أمر الشراء

• مسودة: يحضر ولم يرسل بعد.
• مرسل: أرسل إلى المورد.
• مؤكد: أكده المورد (سجل رقم تأكيده في مرجع المورد).
• مستلم جزئيا ومستلم: تحركهما تسجيلات الاستلام تلقائيا، ويمكن تعيينهما يدويا أيضا.
• ملغى: لا يقبل تسجيل استلام؛ أعده إلى مسودة أولا.

تعديل الطلبات

زر تعديل في صفحة أي أمر يفتح النموذج نفسه. البنود تعدل في مكانها لا تستبدل: بند أمر البيع يحتفظ بالتسليمات المرتبطة به، وبند أمر الشراء يحتفظ بما استلم منه، ولا يمكن خفض كميته تحت المستلم. حذف بند من النموذج يحذفه من الأمر. رقم الأمر لا يتغير، وحالته تغير من أزرار الحالة لا من النموذج.

الأدوار

أوامر البيع يراها كل الأدوار عدا الفني والمشتريات، ويعدلها المبيعات والمشرف والمالك؛ المشاهد بدون تسعير يراها بلا أسعار الوحدات ولا الإجمالي. أوامر الشراء بيانات تكلفة من أولها إلى آخرها (المورد وما تدفعه له)، فيراها من يرى أسعار التكلفة فقط: المشتريات والمشرف والمالك والمشاهد؛ ودور المبيعات لا يراها ولا يرى قائمتها في صفحة أمر البيع.

تقويم التسليمات يراه من يرى أوامر البيع، ولا تظهر فيه أسعار. ومستندات الأمر يراها كل من يرى الأمر، وتجدها أيضا في مكتبة المستندات. وإنشاء التسليمات، من الاستيراد أو من زر التخطيط، يحتاج دور المشرف أو المالك؛ فدور المبيعات يستورد الأمر ويحتفظ بملفه، دون خيار التسليمات.

عبر الواجهة البرمجية وMCP

كل ما سبق متاح عبر واجهة REST تحت /api/v1/sales-orders و/api/v1/purchase-orders (مع .../status و.../receive) بالصلاحيتين orders.read وorders.write، وعبر أدوات MCP sales_orders_* وpurchase_orders_*، ومنها purchase_orders_receive لتسجيل الاستلام. أدوات التسليم تقبل sales_order_id وبندا مرتبطا sales_order_item_id. وتخطيط التسليمات والتقويم ومستندات الأمر متاحة أيضا: sales_orders_create_deliveries وsales_orders_calendar وsales_order_document_upload_url_create وما يرافقها. أما قراءة ملف PDF لأمر الشراء فتتم في التطبيق فقط، ومساعدك يقرأ الملف بنفسه ثم يستعمل sales_orders_create. فتستطيع أن تقول لمساعدك: «سجل أن 200 قطعة من البند الأول في PO-000004 وصلت اليوم».